O chamado segmento “handmade”
nacional vem crescendo continuamente, com inúmeros fabricantes de diversos
equipamentos e instrumentos musicais apresentando suas criações. A pequena
escala de fabricação ou serviços, sempre com olhar atento do dono, é
característica desse tipo de empresa. Apesar das qualidades que os produtos
handmade apresentam no mercado nacional – e muitos até já exportam suas
criações – a realidade de “tocar” um negócio pode ser um desafio para muitos
artesãos.
Um erro comum de muitos
profissionais é confundir seu talento nas atividades-fim (projeto e execução do
instrumento ou equipamento em si) com a capacidade de gerenciar uma empresa. E,
infelizmente, o descuido com a parte empresarial poderá levar a um mal
resultado do empreendimento, independentemente do talento ou capacidade do
artesão.
Neste artigo vamos apresentar 7
hábitos administrativos que vão manter a saúde financeira do seu empreendimento
Handmande:
1) SEPARE AS CONTABILIDADES!
Se eu tivesse que fazer uma única
recomendação neste artigo diria exatamente isso - nunca misture a contabilidade
da empresa com a sua pessoal.
Mantenha um sistema de registro
de todas as entradas (recebimentos por vendas ou serviços) e das saídas (custos
de componentes, salários pagos para você e seus colaboradores, serviços que
precisa contratar fora ou dentro da empresa, entre outros). Vale usar um
software específico, uma planilha, um livro caixa de papel ou qualquer coisa ou
método que te permita saber exatamente e a qualquer momento para onde vai cada
real que circula na sua empresa.
Entretanto, todo esse trabalho só
fará algum sentido se existir a disciplina de efetivamente separar as coisas.
Boleto de fornecedor? Sai do caixa da empresa. Aluguel da oficina? Sai do caixa
da empresa. Sua conta pessoal de luz ou condomínio? Sai da sua conta pessoal
(vamos falar depois sobre isso - o que sua própria empresa deverá pagar a você
por trabalhar nela).
Uma opção interessante é ter uma
conta corrente específica para o movimento do seu negócio, e atualmente os
bancos digitais oferecem até opções sem custo. Com essa separação física você
terá muito mais controle sobre os movimentos e evitará perda de tempo para
localizar uma conta já paga ou um recebimento em aberto. Lembre-se do ditado
que “O gado engorda ao olho do dono”.
Outro ponto importante sobre separar
a contabilidade pessoal e da empresa é que isso já te facilitará – em termos
numéricos e disciplinares – para quando chegar a (temida) hora de formalizar seu
negócio. Daí por diante um contador entrará em cena, mas não conte com ele para
realizar o seu dever de casa: tudo que ele fará será reportar oficialmente ao
Estado (Governo) sobre suas atividades. Se você mandar para ele dados errados,
confusos ou incompletos, ele nada poderá fazer para te salvar. E se o Governo
achar que você anda confundindo demais as coisas poderá efetivamente lhe impor
severas multas e até acabar inviabilizando seu negócio. Isso tem o nome de
“descaracterização de personalidade jurídica” e, portanto, a disciplina
financeira desde o começo só trará benefícios e segurança ao seu
empreendimento.
2) PRATIQUE O CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA
Uma prática comum no segmento
handmade é o recebimento de um adiantamento – ou sinal - no início do trabalho
encomendado pelo cliente, com o pagamento do restante na entrega do instrumento,
serviço ou equipamento. Considerando que o prazo de entrega pode ser de alguns
dias a alguns meses tal prática é válida, mas requer uma disciplina especial.
Uma abordagem realista deve ser
observada na quantidade de construções ou serviços simultâneos em execução, já
que é fácil cair no “conto da sereia” e receber o sinal de mais pedidos do que
se pode manejar e entregar no prazo. A tentação realmente é grande, pois mais
pedidos aceitos significam mais dinheiro “disponível” para o giro do negócio,
criando a ilusão de prosperidade imediata. Daí para essa grana passar para a
conta pessoal do dono contabilizada como “lucro” do negócio é um pulo, e a
bomba relógio da quebradeira estará armada.
A ferramenta administrativa que
evitará deslizes e ilusões é o Fluxo de Caixa, que pode ser feito por planilhas
ou estar incluso em algum software contábil. Usar o fluxo de caixa e
alimentá-lo das informações irá apontar sua necessidade de caixa diária para
cobrir os compromissos futuros assumidos, virtualmente te mostrando o seu “dia
de quebra” – o dia em que, caso nada novo aconteça, você não terá dinheiro para
pagar as contas da empresa. Com essa inteligente antecipação você nunca será
pego de surpresa e poderá tomar decisões racionais antes do pepino se
apresentar. Anote esse outro ditado – “felicidade é um fluxo de caixa
positivo”. O Senai tem ótimos cursos e workshops sobre o Fluxo de Caixa –
recomendo!
O que quebra uma empresa é não
ter recursos para cobrir compromissos (contas) nos momentos exigidos, e isso
pode ocorrer até com empresas que dão bons lucros. Seja esperto e fique sempre
um passo a frente das necessidades do caixa.
3) PAGUE-SE UM
SALÁRIO REALISTA
É fundamental entender que seu
negócio e sua marca são maiores do que você mesmo. E que, apesar de soar
estranho, você nada mais é que um empregado da sua empresa. E provavelmente
será o empregado que mais trabalha, o que é mais exigido, o que chega antes e
sai depois. Sabe aquela história onde os empresários tem uma vida tranquila e
apenas observam seus funcionários trabalharem? Não é verdade. Pelo menos não
entre os handmades brasileiros.
Pagar a si mesmo um salário fixo
e estável ajuda no planejamento de longo prazo da sua empresa. Mas é importante
que esse salário “caiba” na realidade financeira do negócio. É da natureza dos
pequenos negócios passar por momentos de calmaria e tempestade, e toda poupança
que puder fazer para passar os momentos difíceis será fundamental. Lembram-se
do hábito do fluxo de caixa?
Uma prática comum nas empresas
estabelecidas é ter o “pro-labore” fixo (o salário pago aos sócios que
trabalham) acrescido das parcelas da divisão dos lucros das atividades.
Atualmente o pro-labore tem incidência de tributação, enquanto que a divisão de
lucros não tem. Desta forma o estudo da distribuição entre as duas modalidades
poderá aliviar sua carga tributária.
Seja qual for o formato
escolhido, pague-se um valor razoável que atenda a realidade das suas
necessidades. Sendo assim, resista à tentação de tirar do caixa a grana
excedente do mês – deixe-a lá para dar segurança e durma tranquilo sabendo que
os boletos estarão cobertos e sua empresa estará apta a continuar navegando nos
períodos de tempestade.
4) CUIDADO COM OS CUSTOS FIXOS
Custos fixos são aqueles que não
variam – ou variam muito pouco – com a produção ou venda dos seus produtos ou
serviços durante o mês. No geral, podemos colocar nessa categoria as despesas
com aluguel e condomínio do espaço utilizado, água, telefone, internet, pacotes
bancários, contador, salários pagos, entre outras despesas. Na maioria dos
casos a conta de energia elétrica também pode ser considerada fixa, a não ser
que sejam utilizados maquinários potentes que façam variar muito a conta de luz
de acordo com sua utilização mensal.
Já percebemos a importância e a
periculosidade dos custos fixos – eles vão existir sempre, caso você venda ou
não durante o mês. Fica claro então que manter os custos fixos os mais baixos possíveis
é uma excelente estratégia de sobrevivência.
Fique atento a todos os itens
dessa categoria e pense em maneiras de sempre baixar esses valores. “Custos são
como unhas – se não cortar sempre, crescem”, já dizia minha avó. Todo e
qualquer real importa, pois trabalhar com custos elevados afetará sua
competitividade (veremos mais detalhes sobre isso nos próximos tópicos).
Se você trabalha em casa, é
correto que seu empreendimento pague um aluguel referente ao percentual
utilizado do imóvel, bem como parte das demais contas compartilhadas. Sim, é
isso que você entendeu: sua empresa (você em pessoa jurídica) pagará um valor
pelo uso do espaço e facilidades que sua casa (você em pessoa física) oferece. Essa
disciplina e noção de valores serão de grande importância para quando decidir
crescer e buscar um espaço dedicado para seu negócio. O mesmo raciocínio valerá
caso esteja dividindo um espaço de trabalho com outros empreendedores.
5) REDUZIR CONTINUAMENTE OS CUSTOS VARIÁVIES
Os custos variáveis são aqueles
que estão ligados diretamente com a fabricação dos produtos ou com a prestação
dos serviços da sua empresa. Nesta categoria podemos apontar os custos com os
componentes, impostos sobre as vendas e serviços, comissões de vendas, mão de
obra contratada por produção, fretes de envio de produção ou recebimento de
matéria prima, marketing do produto, entre outros.
O preço final que sua empresa
pratica é então altamente dependente dos custos variáveis. Não precisamos lembrar
a importância de buscar – de forma ininterrupta – manter esses custos sob
controle e, se possível, sempre baixá-los.
Algumas atitudes podem dar resultado, como buscar novos fornecedores,
aumentar o lote de compra para baixar o preço unitário ou encontrar outros substitutos
que mantenham a qualidade desejada.
O correto posicionamento em
relação a categoria fiscal (simples, lucro presumido ou lucro real) da sua
empresa será fundamental para manter os impostos os mais baixos possíveis.
Fique atento também com o tipo de parcelamento que oferece nas vendas a
crédito, pois as tarifas cobradas pelos facilitadores e integradores das lojas
virtuais podem variar muito entre si e levar uma parte significativa da sua
venda.
Assim como os fixos, os custos
variáveis tem que ser observados de perto e constantemente. Uma pequena
diferença unitária em uma compra de insumo pode parecer irrelevante, mas essa
diferença em um lote de 100 peças fabricadas certamente será significativa!
6) SAIBA O VALOR DA SUA HORA MÍNIMA DE TRABALHO
Com todos os custos já conhecidos
podemos agora calcular o valor mínimo da sua hora de trabalho. Esse valor será
fundamental na hora de determinar o preço de venda dos seus produtos e
serviços. Muitas empresas não têm esses valores determinados corretamente, e levam
prejuízo toda vez que fazem uma venda. Acredite que isso é mais comum do que
parece.
Vamos supor que você tenha um
colaborador, e que ambos trabalham de segunda a sexta em 8 horas diárias. Na
média mensal contamos 22 dias úteis, o que daria 176 horas (22 dias x 8 horas
diárias) de trabalho mensais por pessoa, 352 horas para a dupla.
Lembram-se dos custos fixos?
Vamos supor aqui que eles são de R$ 10.000,00 e pagam aluguel, água, luz,
condomínio, salários dos dois (seu e de seu colaborador), e todas as demais
despesas que sempre vão existir. Uma conta simples levará a R$ 10.000 / 352
horas = R$28,40 a hora.
Isso quer dizer, pura e
simplesmente, que qualquer atividade que a empresa esteja realizando terá que
ser remunerada em pelo menos R$ 28,40 por hora de atividade. Esse cálculo leva
em conta o mundo ideal, com 100% do dia totalmente aproveitado e dedicado à
execução das tarefas. Acredito que supor aos dois uma eficiência de 50% seja
razoável - vamos descontar os tempos do banheiro, café, telefone, deslocamentos
e os momentos em que sua empresa fica sem cliente para atender. Ficamos então
com R$ 56,80 por hora e teremos uma boa margem de segurança – aqui é melhor
errar para mais.
Fez um reparo que levou duas
horas de um de vocês? Cobre no mínimo R$56,80 x 2 horas = R$ 113,60 acrescidos
dos custos variáveis (componentes utilizados, impostos, custo financeiro, etc.).
Sua marca fabrica um produto que leva o dia todo dos dois trabalhando para ser
fabricado? Serão 16 horas (2 pessoas x 8 horas) x R$ 56,80 = R$ 908,80
acrescidos dos seus custos variáveis. Estes são apenas alguns exemplos de
cálculo, e talvez você tenha que adaptá-los a sua realidade.
Claro que você tem a liberdade de
cobrar mais pela hora trabalhada da sua equipe, e isso te dará maior folga
financeira e retorno no negócio – e é aqui que o lucro real é gerado. O
importante é saber o valor mínimo que você poderá operar para que nunca fique
“pagando para trabalhar”. Só esteja atento para não se descolar demais da
concorrência e acabar perdendo negócios por cobrar caro demais.
O tempo é finito, e a eficiência
na conversão desse tempo em receita para bancar os custos fixos da sua empresa
é o que vai determinar se ela será saudável e se gerará os lucros desejados.
7) PRECIFIQUE
CORRETAMENTE SEU PRODUTO
Um dos maiores desafios na
fabricação de forma artesanal de pequenas quantidades de instrumentos musicais,
pedais de efeito, amplificadores ou aparelhos associados é definir seu preço de
venda.
A história de todos os handmades e
pequenos fabricantes tem mais ou menos o mesmo enredo: um hobby que foi levado
a sério, talvez influenciado e estimulado por amigos que viram os objetos
criados em primeira mão, com qualidade e potencial.
Os produtos (ou serviços) são então
ofertados em um preço bem convidativo no começo – afinal, o profissional ainda
não construiu uma reputação no mercado, sua produção é pequena e provavelmente
(ainda) não é sua atividade profissional principal. O resultado? O mercado
avança ferozmente, já que o produto parece bom, e o preço é melhor ainda. Uma
avalanche de encomendas entra e agora a coisa fica séria.
Os métodos de produção, o tempo
dedicado, os fornecedores, os clientes, as redes sociais, a relação com a
família e amigos, enfim, tudo mudará na vida deste profissional. Ter recebido
as encomendas de produtos que ele faz por amor (acredite, isso existe) trará a
ele enormes desafios, que são em sua maioria inéditos para o jovem empreendedor.
Preço errado gera trabalho
contínuo, exaustivo, erros de execução, saúde comprometida, perda de vínculo
com amigos e familiares, queda da qualidade e, por fim, perda dos clientes tão
duramente conquistados.
Considere as dicas anteriores e
coloque preços competitivos e atraentes no seu negócio, mas que realmente sejam
suficientes para manter a saúde financeira do seu empreendimento. As empresas,
sejam grandes ou pequenas, cumprem sua função social ao gerar lucro e
desenvolvimento, alimentando a cadeia produtiva e o comércio, além de oferecer
emprego e renda para o País. Fique atento e mantenha a saúde financeira do seu
negócio Handmade!
